사람도 없는데 업무가 몰린다. 몰리는 업무 어떻게 처리하면 좋을까요?

 

현재 저희 팀에 인원들 대부분이 출장 중이라 사람들이 몇 명 없습니다. 그래서 업무가 계속 몰리네요. 중요 업무를 제외하고 보조 업무가 계속해서 치고 들어 오는데 곤란합니다. 이런 경우 저는 다음과 같이 처리합니다. 

 

 

1. 업무를 요청한 사람이 요구하는 바가 무엇인지 파악한다. 

 

업무 요청자가 요구사항을 명확하게 적지 않고 업무를 요청하는 경우가 많습니다. 대부분 저보다 직급이 높으신 분들이 업무를 요청할 때 그렇게 많이 하셨어요. 매우 친절한 분도 계시지만 그렇지 않은 경우도 많다는 것이 문제! 그럴 때마다 구도로 직접 물어보고 요청하는 바가 무엇인지 파악하고 있습니다. 업무를 하면서 묻는 것을 두려워해서 묻지 않으면 항상 결과가 좋지 않았던 기억이 있습니다. 저 같은 경우 묻는 것이 두려웠던 때는 신입일 때 외에는 없었던 것 같네요.  

 

2. 해당 업무를 수행하기 위해 내가 모르는 부분이 무엇인지 파악한다.  

 

대부분 업무를 요청하는 사람들은 완벽한 자료를 원합니다. 왜냐... 자기 시간도 부족한데 다른 사람 자료까지 보고 챙길 여유가 없거든요. 그런데 요청자가 요구하는 수준의 자료를 만들려면 내가 모르는 부분이 무엇인지 파악하는 것이 중요합니다. 잘 알고 있는 부분은 대부분 잘 작성하는데 항상 자기가 모르는 부분에서 문제가 생깁니다. 질문도 모르는 부분에서 많이 받게 되고요. 그래서 업무 성과를 올리려면 자기가 잘 알고 있는 것보다 자기에게 부족한 것이 무엇인지 빠르게 파악하는 것이 중요하다고 생각합니다. 일종의 메타인지겠네요. 

 

3. 부족한 부분이 파악되면 필요한 자원이 무엇인지 파악한다.   

 

부족한 부분을 해결하려면 자원이 필요합니다. 혼자 끙끙 앓는다고 해결되지 않습니다. 부족한 부분에 대해서 요구할 수 있어야 합니다. 처음이야 어렵지 한 번씩 요청하다 보면 나중에는 자연스러워 지고 더 정확하게 요구할 수 있게 되더군요. 그리고 자원을 얻어내는 것도 기술이고 능력입니다. 반드시 연습이 필요하고 해내야 하는 부분이라고 생각됩니다. 

 

4. 마지막 정해진 일정에 무조건 제출한다.    

 

데드라인은 무조건 지켜야 합니다. 그래야 피드백을 받을 기회가 생기거든요. 그렇지 않으면 욕먹게 됩니다. 항상 데드라인을 기억하고 업무를 끝내려고 노력해야 합니다. 자기가 생각해서 좋은 자료를 만들었더라도 요청한 사람이 볼 수 있는 시간을 주지 않으면 그 자료가 정말 맞는 방향인지 피드백받을 기회를 잃게 됩니다. 즉, 평가받을 기회가 없어지기 때문에 자기 능력의 발전도 더디게 이루어집니다. 무조건 정해진 일정은 지키시는 방향으로 업무를 추진해 보세요~ 

 

 

저 같은 경우 이 순서대로 업무를 처리하고 있습니다. 대부분 빠르고 정확한 결과를 요청자에게 전달할 수 있었습니다. 업무가 몰리더라도 순서대로 차근차근 처리해나가면 결국 다 완료하게 되더라고요. 절대로 겁먹지 말고 짜증 내지 말고 좌절하지 마세요. 그냥 일이기에 포기하지 않으며 다 되게 되어 있습니다. 

 

저는 회사 고과가 좋다고는 할 수 없지만 매년 평균은 받고 있으니 아마도 일반적인 업무 처리 방법이 아닐까 합니다. 경력으로 입사해서 고과 바닦에 깔 줄 알았는데 그래도 매년 평균은 받고 있으니 선방하고 있다고 생각해요.

 

모두 돈 많이 벌 수 있도록 노력합시다!! 회사는 우리의 돈줄!!

 

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