회사 업무를 효율적으로 PDF 최적화 또는 용량 줄이는 방법

 

도도한 쭌냥이

 

 

1. 글을 시작하며

안녕하세요. 글 쓰는 아빠 도도한 쭌냥이입니다. 

 

회사 내 또는 외부와의 업무 처리 방식이 이메일로 이루어지고 있습니다. 협의 자료도 이메일로 많이 보내게 되는 원본자료(PPT, WORD 등)로 보내기도 하지만 용량 문제로 PDF 파일로 자료를 전송하기도 합니다. 여기서 용량이 걸리는데 대용량으로 보내면 보관 기간 초과 시 다시 다운로드를 하지 못하는 문제점이 있습니다. 

 

그래서 원본자료보다는 PDF파일로 자료를 송부하게 됩니다. 하지만 PDF 파일도 용량이 큰 녀석들이 더러 있다 보니 최적화가 필요합니다. 즉, PDF 파일을 압축하거나 최적하여 용량을 줄여 자료를 송부해야 하는 경우가 발생할 수 있습니다. 

 

그래서 알아보았습니다. PDF 최적화/용량축소 방법입니다. 

 

2. 온라인 웹 사이트 이용

PDF 하면 어도비, 어도비하면 PDF라고 모두들 생각하실 것입니다. ADOBE 공식 사이트에 접속하시면 PDF 파일을 최적화하는 기능을 온라인으로 제공하고 있습니다. 아래 링크에 접속한 후 파일을 첨부하여 압축을 진행할 수 있습니다. 하지만 무료이다 보니 하루에 한 번만 사용 가능합니다. 추가 사용을 위해서는 로그인이 필요합니다. 

 

[PDF를 압축하는 방법]

 

•  사이트에 접속한 후 파일 선택 버튼을 클릭하거나 파일을 드래그하여 드롭 영역에 놓습니다. 
• 크기를 줄이려는 PDF 파일을 선택합니다. 
• 업로드가 완료되면 Acrobat이 자동으로 PDF 크기를 줄입니다. 
• 압축된 PDF 파일을 다운로드하거나 로그인하여 공유합니다. 

 

PDF 압축 툴: 온라인에서 무료로 PDF 압축 | 어도비 애크로뱃 (Adobe Acrobat)

 

PDF 파일을 무료로 압축해 주는 다양한 사이트들이 있으니 구글링을 통해 확인해 보시기 바랍니다.

 

3. 어도비 아크로벳 기능 이용

업무에 사용하는 파일은 대부분 보안이 필요한 파일들입니다. 이런 파일들을 다른 회사 웹사이트에 업로드해서 압축을 진행한다는 것은 나중에 문제의 소지를 남기는 것이기에 일반문서에만 사용하는 것이 바람직하다고 생각됩니다. 다행히 어도비 아크로벳에도 PDF 압축 기능이 있습니다. 하지만 유료입니다. 

 

회사에서 사용하는 툴이다 보니 리더를 제외하고 PDF 편집 등이 가능한 유료버전이 회사에 구비되어 있을 확률이 높습니다. 전산팀에 문의하시면 유료 라이센스 버전을 설치하실 수 있으리라 생각됩니다. 

 

[PDF를 압축하는 방법]

• Adobe Acrobat 앱을 실행하고 [PDF 최적화 도구]를 클릭합니다. 
• [PDF 압축]을 클릭하고 압축하고자 하는 PDF 파일을 선택합니다. 
• 파일 이름을 지정하고 파일이 저장될 폴더를 선택하여 [저장]을 클릭합니다. 

 

4. 글을 마치며

온라인으로 압축을 진행하면 대량 40% 정도의 용량 절감효과를 볼 수 있다고 합니다. 어도비 아크로벳에 탑재된 기능을 사용하면 대략 40 ~ 70% 정도의 용량 절감 효과를 볼 수 있다고 합니다. 참고하시기 바라며 이상으로 글을 마치도록 하겠습니다. 끝까지 읽어주셔서 감사합니다. 

 

도도한 쭌냥이